Software para el Seguimiento de Clientes y Prospectos
TACTICA CRM. Es un sistema integral para pequeñas y medianas empresas que cuenta con las herramientas necesarias para poder llevar un control minucioso, gracias a la centralización de toda la información que manejan los departamentos de Ventas, Marketing y Soporte Técnico (CRM).
El sistema registra y da seguimiento a clientes y potenciales clientes, genera cotizaciones y oportunidades, proyecta futuras ventas, reactiva cotizaciones perdidas, genera y envía presupuestos por correo electrónico, permite la creación de campañas de marketing, saber cuál es el retorno de inversión de cada acción llevada adelante por la empresa y, en el caso del servicio técnico, llevar un registro de incidentes de los clientes, de los equipos reparados, contratos, garantías o disponibilidad de stock.
De esta manera, la Gerencia cuenta con informes con trazabilidad de todo lo que sucede en los diferentes departamentos y puede ser alertada ante desvíos o falta de realización de las tareas.
Gracias a estas herramientas se aseguran más ventas, se reducen costos y se mejora la rentabilidad a través de información más confiable para la toma de decisiones.
Características
– Centralización de la información para ser compartida entre los usuarios de los diferentes departamentos de la empresa.
– Agenda de contactos y empresas, calendario y correo electrónico integrado.
– Historial unificado de actividades.
– Generación de presupuestos o cotizaciones y ofertas comerciales.
– Seguimiento de cotizaciones y oportunidades de ventas.
– Pronóstico y ratio de ventas.
– Armado de campañas de Marketing.
– Registro y seguimiento de incidentes de clientes y equipos.
– Administración de contratos y garantías.
– Historial completo de equipos y partes.
– Stock de repuestos.
– Administración centralizada de usuarios, permisos y roles.
– Informes gerenciales de los departamentos de la empresa.
Módulos CRM:
Empresas
Es el módulo principal y permite registrar las empresas con las que se tendrá relación ya sean clientes, prospectos, competidores, proveedores o distribuidores: Listados en pantalla. Datos completos de las empresas. Relación con todos los módulos del sistema. Múltiples direcciones, teléfonos, contactos e industrias. Posibilidad de creación de campos personalizados.
Contactos
Administra la información sobre el personal perteneciente a las empresas: Campos para nombre, apellido, cargo, teléfono, dirección, etc. Relación en el organigrama. Posibilidad de creación de campos personalizados.
Calendario
Centralización de las actividades de los usuarios: Reuniones, llamadas, acciones, etc. Notificación por correo y notificación interna. Estadísticas. Lista de actividades. SMS.
Correo
Lleva un registro automático de las interacciones de los usuarios con los clientes, prospectos, competidores, proveedores o distribuidores: Antispam. Reglas de mensaje. Reasignaciones de correos entre los usuarios. Carpetas personales.
Plantillas – Correo Masivo Personalizado
Permite el armado de campañas de correo masivo personalizados con diseños predeterminados: Campos de personalización según el género del contacto. Envío masivo de plantillas con enlace a la ficha del cliente. Posibilidad de adjuntar documentos e insertar imágenes.
Campañas
Armado de campañas de Marketing: Creación y presupuesto de la campaña. Grupo objetivo. Grupo respuesta. Conceptos de los gastos de la campaña. Tareas por usuario. Proyecciones de venta. Venta estimada y venta real. Cantidad de interesados. Costos y facturación por interesado.
Presupuestos – Cotizaciones – Oportunidades
Permite administrar las cotizaciones o presupuestos generados: Seguimientos comerciales automatizados. Probabilidades de cierre (Forecast). Fechas de cierre. Administración de revisiones. Envío por correo electrónico del presupuesto o cotización en formato PDF, DOC, RTF, XLS, HMTL o para imprimir. Múltiples monedas. Seguimiento de las oportunidades de venta. Ventas complejas. Competidores. Influenciadores. Análisis. Procesos de ventas. Escenarios. Ratios y evolución de los vendedores.
Tablas Dinámicas
Permite armar informes gerenciales: Armado personalizado de informes con cruces de la información. Gráficos en tiempo real. Cubos OLAP.
Cuota
Asignación de objetivos de ventas a los vendedores y delimitación de territorios tanto de productos como de cliente: Administración de la cuota de venta de los vendedores. Cuotas por territorio y producto. Vista en pantalla del porcentaje de cumplimiento realizado. Presupuestos. Cotizaciones y facturación del vendedor en pantalla.
Soporte
Sirve para el manejo del servicio técnico y/o registrar incidentes: Consultas por escenario. Incidentes. Soluciones. Tareas. Base de conocimiento. Administración de todas las consultas de soporte técnico realizadas por nuestra empresa a nuestros proveedores. Relación directa con la agenda, presupuestos y cotizaciones. Filtrado de información en pantalla.
Contratos
Da de alta contratos de servicio y/o garantía con los clientes y/o proveedores: Contratos de soporte y mantenimiento. Visitas preventivas. Calendario de soporte. Establecimiento de productos y sus números de serie por contrato. Definición de los contactos a los cuales se les puede dar soporte. Administración de alquileres de los equipos.
Serializados
Administra productos con números de serie para su seguimiento y trazabilidad: Estado y locación de los productos serializados para darles mantenimiento o soporte técnico. Alquiler de productos con generación de historial de los mismos.
Administrador
Permite administrar los usuarios, definir los roles, importar datos y parametrizar las opciones del sistema: Importación de la información. Desduplicador. Creación de usuarios. Configuración de roles y permisos. Edición de etiquetas para personalizar TACTICA según las terminologías locales de cada país / ciudad. Cantidad de decimales a utilizar. Control de sesiones.
Hacer cotizaciones, muchas veces resulta un dolor de cabeza….el siguiente Video le muestra como en forma rápida y fácil, se pueden hacer cotizaciones en forma automática y como hacer el seguimiento de las mismas.
Módulos ERP:
Pedidos
Permite visualizar, administrar y dar seguimiento a todas las notas de pedido emitidas, confirmación de ventas, preparación interna para posterior remisión y facturación de los productos vendidos: Generación de pedidos a partir de presupuestos. Reserva de mercadería. Domicilios de entrega. Entregas parciales. Asignación de tareas. Seguimiento de proyectos. Remisión de horas trabajadas y productos. Campos personalizables.
Facturación
Emisión y seguimiento de las facturas de venta: Generación y administración de facturas. Envío por correo electrónico de la o las facturas en formato PDF, DOC, RTF, XLS, HMTL o para imprimir. Opción de descargar stock con la factura. Plantillas de facturación. Cuentas corrientes y saldos de cuentas corrientes. Notas de crédito y débito. Análisis de saldos. Seguimiento de cobranzas. Vista de la factura en pantalla. Factura electrónica (Argentina, México y Chile). Centro de costos. Carpetas de importación. Cash flow. Filtrado de información.
Remitos
Permite realizar remisión de mercadería: Relación automática con los pedidos y facturas. Descarga de stock automática. Mercadería enviada a los clientes. Creación de remitos y devoluciones. Generación de contratos desde remitos. Campos personalizables.
Recibos
Emisión de comprobantes de cobranza de las facturas de venta: Generación de recibos previos y post facturas. Cobro de varias facturas al mismo tiempo. Vista del contenido del recibo en pantalla. Cuentas corrientes. Cash flow. Filtrado de información.
Stock – Inventario
Manejo de las existencias de mercadería y generación de armados de productos: Múltiples depósitos y movimientos entre los mismos. Altas y bajas manuales. Reserva y desreserva manual. Armado completo y parcial de productos. Movimientos de productos en pantalla. Números de serie. Partidas. Lotes. Trazabilidad. Análisis.
Requerimientos – Ordenes de compra
Generación de órdenes de compra a proveedores: Solicitud de mercadería. Envío de la orden de compra por correo electrónico en formato PDF, DOC, RTF, XLS, HTML. Impresión de requerimientos. Fecha de entrega del producto. Generación de entregas y compras a partir de la orden de compra. Trazabilidad. Carpetas de importación.
Entregas
Permite procesar los remitos confeccionados por terceros para darle seguimiento a los comprobantes y a la mercadería que involucran: Generación de compra a partir de la entrega. Recepción de mercadería enviada por nuestros proveedores. Entregas de varias órdenes de compra. Vista del contenido de la entrega en pantalla. Filtros.
Compras
Sirve para el procesamiento de facturas de compra, notas de crédito y notas de débito de proveedores: Generación de factura a partir de la orden de compra o de la entrega. Cuenta corriente. Saldo de cuentas corrientes. Centro de costos. Filtros.
Pagos
Permite la emisión de comprobantes de pago de las facturas de compra: Pago de varias facturas. Generación de órdenes de pago a partir de facturas. Numeración automática. Cuentas corrientes. Detalle de IVA. Campos personalizables y filtros.
Fondos
Permite administrar y dar seguimiento de todas las operaciones de fondos que han sido procesadas dentro del sistema (cajas, bancos y tesorería): Efectivo entrado, salido y saldo actual. Cheques según su estado. Administración de retenciones. Documentos. Cheques propios. Cheques de terceros. Cupones de tarjetas de crédito. Transferencias. Bancos. Cajas.
Contabilidad
Registra las operaciones generadas en el sistema para su posterior análisis: Generación manual y automática de nuevos asientos. Asiento Resumen. Múltiple empresa. Libro diario. Ejercicios Contables. Árbol de Cuentas. Balance. Renumeración. Plantillas. Exportación de información a planillas de cálculo.
Empleados
Carga de información del personal de nuestra empresa: Historial. Datos personales. Ausencias. Vacaciones. Estudios médicos. Trabajos anteriores. Estudios. Análisis. Campos personalizables. Filtros.
Reportes
Diseño de formularios e informes personalizados: Asistente de consultas. Posibilidad de agregar imágenes, entre otras funciones.
- SITUACIONES EN DONDE APLICA
Normalmente, Tactica encuentra su mejor ambiente de aplicación cuando se requiere resolver la siguiente problemática:
- Procesos comerciales llevados actualmente en Outlook, hojas de Excel y Word, bases de datos en Access no integradas.
- Necesidad de organizar a los Contactos con Clientes, Interesados y Proveedores
- Falta de organización sobre los presupuestos pendientes.
- Carencia de sistema de Facturación y Stock.
Debido a esta problemática de Negocio por la falta de herramientas adecuadas de trabajo, Tactica ofrece resolver estos problemas y además brinda las siguientes soluciones:
- Base de datos unificada para toda la empresa sobre Clientes, Interesados y Proveedores, con sus correspondientes datos de negocio.
- Manejo de actividades integradas al Sistema como llamadas, reuniones, acciones y correos electrónicos.
- Registro y seguimiento de Propuestas Comerciales Sobre Clientes e Interesados. Estadísticas de Negocios.
- Registro y seguimiento de Pedidos, Remisiones, Facturas y Pagos de Clientes. Estadísticas de Negocios.
- Integración dinámica del circuito Proveedores, Ordenes de Compra, Recibos de Mercancía, Facturas de Proveedores y Pagos a Proveedores.
- Registro y seguimiento de Incidentes de Atención a Clientes y Soporte Técnico. Histórico de equipos y Contratos. Estadísticas generales.
- Generación de acciones de marketing como ser envío de newsletters y promociones.
- Sistema integrado de Gestión Administrativa Contable.
- METODOLOGÍA
Como todo proyecto de implementación de un sistema, se necesita cumplir con ciertos requisitos para asegurarse de que se tendrá éxito. Entre estos se encuentran:
- Tener definidos los objetivos del proyecto de manera clara y que estos sean comunicados eficientemente a toda la empresa.
- Tener definido un líder del proyecto a nivel global y líderes a nivel de grupo de módulos (Ventas, Circuito Facturación, Circuito Proveedores y Contable y Administrativo).
- Tener definidos los beneficios tangibles que recibirá la empresa como resultado de este proyecto.
Definición de Servidor de Base de Datos
Antes de iniciar el proyecto de implementación es necesario definir el Servidor de la base de datos sobre la cual trabajará Tactica. Hay dos opciones;
mysql
MS SQL
mysql es un servidor de base de datos libre, sin costo, apoyada por una comunidad de desarrolladores. Se puede bajar directamente de Internet y la documentación se encuentra también en Internet.
MS SQL por otra parte es un servidor de la base de datos de Microsoft, tiene un costo por usuario o por servidor. Cuenta con mejor documentación y viene con aplicaciones que permiten optimizar su operación. Requiere de mayor memoria que mysql para operar.
En el caso de Tactica, se puede iniciar con un tipo de base de datos, por ejemplo mysql y posteriormente migrar a MS SQL.
Táctica soft consiste en una solución Cliente Servidor en la que la información reside en una base de datos alojada en un servidor de base de datos en las instalaciones del cliente. Este servidor puede ser de la base de datos libre y gratuita mysq o puede ser de la base MS SQL de Microsoft. En el caso de usar la base de datos de MS SQL, se necesitan adquirir licencias de MS SQL para los usuarios de Tactica
REQUERIMIENTOS DE EQUIPO
CLIENTE:
- Dependiendo del sistema operativo presente en el cliente. Para XP los requerimientos mínimos son 512 M RAM, 2 o 3 Gigas de espacio en disco libres, CPU 500 MHz.
- Para Windows 7, Windows 10, con 2 Gigas en RAM, 5 Gigas de espacio libre en el disco duro, CPU Pentium 4/ Core 2 Duo, 2 GHz.
- Monitor con resolución de 1024 X 768 o mejor
- Sistema Operativo Microsoft Windows XP Professional// Windows 7, 32 o 64 Bits. Las versiones Home no se recomiendan.
- Se requiere Excel si se desean hacer impotaciones o exportaciones de la base de datos
SERVIDOR:
- Requerimientos de memoria recomendados en el servidor: 2 GB libre de memoria para MySql, 6 GB libres de Memoria para SQL. Dependiendo del sistema operativo del servidor, será el requerimiento de memoria para el servidor
- Espacio en disco duro de al menos 50GB y dependerá del tamaño de la base de datos y de la carpeta compartida.
- Drive para leer CD-ROM
- Software de Red Microsoft Windows 2003 ó 2008
- Se requiere tener instalado Excel para poder hacer las importaciones en el servidor (Opcionalmente se pueden hacer en alguno de los clientes) lo mismo si se va a trabajar con Terminal Server y se desea hacer alguna exportación.
VII.- OTROS REQUERIMIENTOS DE EQUIPO
Si se utiliza el servicio de Terminal Server o Remote Desktop Services, considerar que Tactica requiere entre 256 y 320 Megas de memoria por sesión.